Czasami managerowie obiektów hotelowych postrzegają grupy turystyczne jako segment mało opłacalny i skory do negocjowania niskich cen. I rzeczywiście jest typ rezerwacji, w którym cena średnia należy zazwyczaj do niższych, w porównaniu do pozostałych grup gości. Jednak proponuję spojrzeć na ten temat nieco szerzej, ponieważ takie mylne przekonanie może sprawiać, że wiele obiektów nie docenia realnej wartości grup turystycznych. W rzeczywistości, jest to jeden z najbardziej strategicznych i korzystnych segmentów, który potrafi znacząco wpłynąć na rentowność hotelu. Wbrew pozorom, ten typ klienta nie tylko zapewnia spory przychód „per rezerwacja”, ale również generuje oszczędności i pomaga budować obłożenie. Przyjrzyjmy się, dlaczego warto postawić na rozwój współpracy z biurami podróży.
Zalety współpracy z grupami turystycznymi:
- Brak kosztów prowizyjnych
Jedną z kluczowych zalet segmentu grupowego jest to, że zazwyczaj są to rezerwacje dokonywane bezpośrednio przez biura podróży, z pominięciem pośredników, takich jak portale rezerwacyjne OTA. Co to oznacza? Hotele, które polegają głównie na portalach OTA, muszą liczyć się z tym, że każdy sprzedany w ten sposób pokój, obarczony jest prowizją. Dodatkowo wartość rezerwacji jest zwykle obniżona przez zniżki wynikające z programów lojalnościowych stosowanych przez portale już teraz na szeroką skalę. Wartość prowizji jest różna, ale można powiedzieć, że jak zsumujemy prowizje i zniżki lojalnościowe, to rezerwacja portalowa daje hotelowi przychód obniżony o 15-25% w stosunku do ceny jaką płaci gość.
Natomiast, w przypadku grup turystycznych, nawet jeśli wyjściowa cena za pokój wydaje się znacznie niższa, brak prowizji i zniżek sprawia, że finalnie hotel może zarabiać wcale nie mniej niż przez portal. Wszystko jest pochodną tego, jak ma ustawioną politykę cenową dla poszczególnych segmentów, ale ignorować kosztów pośredników nie można. Tak więc współpraca z grupami to bezpośrednie oszczędności. Dodatkowo, budowanie relacji z biurami podróży pozwala na negocjacje warunków, które są korzystne dla obu stron. Z portalami, zazwyczaj negocjować raczej się nie da.
- Dodatkowe źródła przychodów
Grupy turystyczne często korzystają także z innych usług obiektu, niż sam nocleg. Zazwyczaj w pakiecie grupowym znajduje się obiadokolacja w hotelowej restauracji, ale często klienci decydują się także na inne atrakcje oferowane przez obiekt. Mogą to być pakiety z korzystaniem ze SPA, masaże, wynajem sali konferencyjnej na spotkania lub wieczory integracyjne, albo wycieczki sprzedawane za pośrednictwem hotelu. Chociaż bazowa cena za nocleg może nie być bardzo wysoka, to sumaryczny rachunek za całą grupę, obejmujący wszystkie usługi, bywa bardzo korzystny. To sprawia, że ten segment staje się całkiem dochodowy i pozwala na maksymalizację zysków. Dlatego – zwłaszcza w przypadku większych obiektów, które dysponują sporą bazą pokoi – planując przychody, warto wziąć pod uwagę właśnie współpracę z grupami turystycznymi.
- Stabilne obłożenie
Grupy turystyczne zazwyczaj rezerwują znaczną – w porównaniu do segmentów indywidualnych – liczbę pokoi, co pozwala hotelowi zbudować solidną bazę obłożenia. Dzięki temu obiekty, zwłaszcza te o dużej liczbie pokoi, mogą budować frekwencję w sposób bardziej stabilny, nie zależąc tylko od jednego typu gości. Przyjazd jednej, dużej grupy może przełożyć się na zajęcie kilkudziesięciu pokoi (a czasem nawet więcej), co jest znacznie bardziej efektywne niż sprzedawanie pokoi pojedynczo. Takie masowe rezerwacje stanowią więc istotny fundament, na którym można budować dalszą strategię sprzedaży, a revenue managerowi pozwalają na inne podejście do polityki cenowej. Bo co prawda obłożenie wynikające z grupy nie świadczy o zwiększonym popycie indywidualnym, jednak mając już osiągnięty pewien procent obłożenia, można dalsze pokoje sprzedawać już nieco drożej, niż przy zupełnie pustym hotelu.
- Oszczędności na kosztach operacyjnych
Pobyty grupowe są często realizowane na więcej niż jedną noc, w odróżnieniu od indywidualnych pobytów biznesowych, które zazwyczaj mają średnią długość pobytu około jednej doby. Co istotne, takie dłuższe pobyty grupowe pozwalają hotelowi na pewne oszczędności w aspekcie operacyjnym, ponieważ ograniczenie częstotliwości sprzątania pokoju do jednego na pobyt, przekłada się bezpośrednio na obniżenie kosztów pracy personelu. Ponadto, rzadsza wymiana ręczników, pościeli i uzupełnianie kosmetyków w pokojach, to kolejne zmniejszenie kosztów, które może znacząco poprawiać rentowność, zwłaszcza jeśli udział takich grup w segment mixie nie jest śladowy. Dlatego planując strategię hotelu, warto pamiętać że segment grup turystycznych wpływa pozytywnie nie tylko na obłożenie, ale też na aspekt kosztowy.
- Przewidywalność i planowanie z wyprzedzeniem
Charakterystyczną cechą rezerwacji grupowych jest to, że są one zakładane z dużym, nawet wielomiesięcznym wyprzedzeniem. Część z nich oczywiście podlega anulacji (i należy ten wskaźnik mierzyć, aby być świadomym, jak się kształtuje w hotelu dla tego segmentu), ale istotne jest to, że w przeciwieństwie do rezerwacji indywidualnych, które często dokonywane są na krótko przed przyjazdem, wskaźnik „booking window” grup jest wyższy. Dzięki temu hotel zyskuje lepszy obraz co do obłożenia w przyszłości. To z kolei pozwala na bardziej trafne prognozowanie przychodów, ułatwia nie tylko pracę revenue managera, ale również planowanie kadrowe. Hotel nie jest już wówczas zależny wyłącznie od czasem trudno przewidywalnego popytu indywidualnego. To oczywiście po pierwsze zmniejsza ryzyko pustych pokoi (bo rezerwacje pochodzą z kilku źródeł), ale także pozwala na lepsze zarządzanie operacyjne w obiekcie.
Świadomy revenue management to dążenie do budowania wielu źródeł przychodu i zrównoważenia wpływu poszczególnych segmentów. Warto pamiętać, że grupy turystyczne to segment, który – choć często postrzegany jako tani – ma potencjał do poprawy wyników finansowych hotelu. Stabilne obłożenie, brak kosztów prowizyjnych, dodatkowe przychody i oszczędności operacyjne to kluczowe zalety, które czynią go atrakcyjnym. Szczególnie hotele średniej i dużej wielkości powinny priorytetowo traktować budowanie relacji z biurami podróży (o ile oczywiście leżą w destynacjach będących w zainteresowaniu grup). Warto więc uwzględnić ten segment w rocznym budżecie przychodowym, przeznaczając część pokojonocy na rezerwacje grupowe, ponieważ mogą one stać się jednym z filarów rentowności i stabilności hotelu.